IT업계, 일정관리, 잔업축소, 생산성 향성 도와주는

IT 서비스 출시하며, 업무 환경 개선 나서

최근 발표된 통계에서 한국 취업자들의 근로시간이 연간 2,124시간으로

전체 OECD 국가 중 두 번째를 차지했다는 소식이 사회적으로 이슈가 되고 있다.

해마다 한국인의 근로시간이 20~30시간가량 줄기는 하지만 OECD 주요 국가들과의

좁혀지지 않는 근로시간이 취업자들의 한숨을 크게 하고 있다.

취업포털 사이트에서 실시한 ‘직장 야근 실태’에 대한 설문조사 결과 또한 이 같은 사실을 반증한다.

제공 | 한국후지제록스 정리 | 월간PT 편집부(printingtrend@gmail.com)

설문조사 결과, 과반 수 이상인 52.1%가 ‘자주 야근을 한다’고 답했고, 야근을 하는 이유로 전체 응답자의 54.5%(복수응답)가 ‘과도한 업무량’을 선택한 것. 이에 고용노동부는 일과 가정의 균형을 찾자는 취지의 일가(家)양득 캠페인을 진행하며 근무시간을 줄이고 집중을 통해 근무 효율을 높이는 업무 환경을 강조하고 있다. 또한 대기업을 중심으로 워크앤라이프 밸런스 (Work & Life Balance)를 통한 직원들의 균형 있는 삶을 지원하는 분위기도 확산되고 있다.

최근 이러한 사회적 분위기를 반영, IT 기업들이 선도적으로 기업의 업무 환경을 개선하는데 도움이 되는 IT 서비스를 출시하고 나섰다. 기업 내부적으로 업무 일정을 스케줄링하고 불필요한 잔업을 줄이며 업무 생산성을 향상시키는 환경을 구축하는 데 있어 IT 서비스가 새로운 솔루션으로 주목 받고 있는 것. 클라우드 서비스부터 기업용 메신저, 스마트폰 어플리케이션까지 다양한 IT 서비스가 출시되며 직장인의 근로시간 단축에 도움을 주고 있다.

스마트워크가 가능한 환경 구축, 한국후지제록스 업무환경 개선 솔루션

일을 하다 보면 생각지도 못한 외근과 잔업 때문에 야근을 해야 하는 경우가 왕왕 생긴다. 계획에도 없던 비핵심 업무나 외근으로 소중한 근무시간이 소비될 때, 어김없이 ‘야근 당첨’을 외치게 되는 것. 직장인의 모든 바람인 ‘잔업을 알아서 처리해주는 우렁각시’를 찾게 되는 순간이다.

커뮤니케이션 컨설팅 그룹 한국후지제록스는 기업의 업무환경을 개선시키는 다양한 솔루션을 제공하며 삶과 일의 균형을 유지해주는 업무 방식인 ‘스마트워크’를 구현하도록 돕고 있다. 한국후지제록스가 제공하는 기업용 클라우드 서비스인 ‘워킹폴더(Working folder)’를 사용하면 장소에 구애 받지않고 모바일 기기로 필요한 문서를 확인할 수 있어 외근 중에도 급한 업무를 처리할 수 있다. 더불어 팩스와 연동시키면 수신된 문서가 종이로 출력되지 않고 전자문서로 자동 변환되어 저장되기 때문에 이동 중에도 모바일 단말기와 PC를 통해서 팩스내용을 확인할 수 있어 편리하다.

출력기기의 고장 때문에 애먹은 적이 많다면 출력기기의 전반적인 유지 및 보수와 관리를 책임지는 오피스 솔루션을 활용할 수 있다. ‘스마트웨어(SmartWhere)’는 전담 팀에서 토너의 잔량과 기기의 상태를 원격으로 실시간 모니터링하고 애프터서비스(A/S)를 즉각 지원하기 때문에, 출력문제나 잉크부족 때문에 스트레스를 받거나 업무가 지체되는 것을 막을 수 있다. 잉크 부족으로 난감한 상황에 처한 경험이 있거나 출력할 때마다 복합기를 몇번씩 체크해야 하는 환경이라면, 스마트웨어를 통해 출력기기로 생기는 애로사항을 완벽히 없앨 수 있다.

시간·장소 관계없이 즉각적인 회의를 가능하게 하는 기업용 메신저

근무시간을 집중적으로 활용하기 위한 방법으로 불필요한 회의를 줄이거나, 마라톤 회의를 지양하는 회사가 많아지고 있다. 대신 시간과 장소에 관계없이 즉각적인 커뮤니케이션이 가능한 채팅을 통해 업무 효율성을 높이는 방법을 권장하고 있다.

최근 이스트소프트는 PC와 스마트폰, 태블릿 등 다양한 기기 환경에서 기업용 메신저와 통합게시판(그룹피드)로 활용할 수 있는 기업용 통합 커뮤니케이션 플랫폼 ‘팀업’을 출시했다. 팀업은 출시 2개월 만에 체험고객이 400개사를 돌파하는 등 좋은 반응을 얻고 있다. 팀업이 제공하는 사내 메신저는 기업 환경에서 보다 용이하게 사용할 수 있도록 조직도 기능과 대용량 파일전송 등의 부가 기능을 제공한다. 또한 기업 구성원 누구라도 필요에 따라 자유롭게 생성하고 다른 직원도 초대할 수 있는 게시판 기능을 지원해 프로젝트, 개인 메모, 친목 등 다양한 용도로 활용할 수 있고, 댓글을 통한 구성원의 즉각적인 소통으로 협업 시 불필요한 회의 시간을 줄일 수 있게 도와준다.

근무시간 배분의 효율성 향상은 일정관리 서비스 앱으로

하루 근무 시간을 효율적으로 활용하기 위해서는 시간 대별로 해야 할 업무를 꼼꼼하게 스케줄링하는 것이 중요하다. 놓친 업무는 없는지, 미팅 일정을 까먹진 않았는지 깜박하고 챙기지 못한 업무 때문에 야근이 생기지 않도록 철저한 일정관리가 필요하다.

소셜 기반의 협업도구를 제공하는 마드라스체크의 비즈니스 일정관리 서비스 ‘비즈캘린더’는 스케줄 생성부터 내부 직원·외부 거래처·고객들과의 일정공유까지 편리하게 도와주는 것이 특징이다. 공유 일정을 만들 경우에는 참석자들에게 무료로 문자가 발송되어 쉽게 내용을 확인할 수 있고, 상대방이 공유한 일정을 승인만 하면 별도의 추가 작업 없이도 해당 일정이 내 캘린더에 등록돼 관리가 용이하다. 회의참석자 수와 회의 시간을 잡는데 소모되는 시간이 비례하는 만큼, 비즈캘린더를 활용하면 어떤 회의라도 1분 만에 시간 및 장소를 결정할 수 있다.

한국후지제록스 장은구 전략사업본부 부사장은 “최근 시간과 장소에 얽매이지 않고 언제 어디서나 일을 할 수 있는 스마트워크가 경영 트렌드가 되었다. 기존 업무 방식을 바꾸고 효율적으로 근무할 수 있도록 도와주는 업무환경이 생산성에 긍정적인 영향을 미치기 때문이다”라며 “만성된 초과근무는 오히려 업무 효율성을 낮게 만들 수 있다. 다양한 IT서비스의 도움을 받아 스마트워크 환경을 구축한다면 직원들의 직무 만족도 및 기업 성과 부분에서 긍정적인 영향을 얻을 수 있을 것“이라고 말했다.

<출처 월간PT 2015년 12월>