종이 및 전자 문서의 흐름을 정확하게 제어하면, 기업 내부 조직의 생산성 및 수익성을 향상시킬 수 있다. RICOH GlobalScan NX 서버를 사용하면 문서 스캐닝, 배포 및 관리에 필요한 필수 도구 세트를 쉽게 사용할 수 있다. 리코 복합기(MFP)의 터치스크린 디스플레이에서 바로 접근 할 수 있는 GlobalScan NX를 사용하면 전자문서 워크 플로에 종이문서를 통합 및 복잡한 문서 프로세스를 자동화하고, 오류 위험을 줄려 기업환경의 효율성을 향상시켜준다. 제공 ｜ 리코코리아

쉬운관리

GlobalScan NX는 사용자와 관리자가 쉽게 사용할 수 있다. ●  워크 플로우 구성 마법사를 통하여 많은 시간이 필요한 종이 문서로 작성된 프로세스를 전자 문서로 쉽게 대체할 수 있다. ●  네트워크 인증, 전자 메일 및 팩스서비스 등을 기존 IT 플랫폼과 손쉽게 통합이 가능하므로 설치비용을 절감 할 수 있다. ●  메타 데이터 표준을 준수하면서 XML/WebDAV 호환 시스템에서 메타 데이터를 불러오기가 가능하여, 전송 전에 인덱싱 데이터를 검증하여, 파일 이 의도한 목적지에 도달 할 수 있도록 구성이 가능하다.

맞춤 설정가능한,원터치문서 워크플로

GlobalScan NX를 사용하면, 하나의 버튼을 눌러 공통적이고 사용자 정의된 워크플로를 실행 할 수 있다.

(업무 활용 예시) ●  지사에서 본사의 회계서버로 송장 발송이 가능하다.●  구매 주문서를 고객 이름 및 ID번호와 함께 문서 보관 서버에 저장한다. ●  출력문서를 전자문서 관리 프로그램에 통합한다. ●  종이 파일을 검색 가능한 PDF로 변환하여 문서 보관 서버에 저장한다.

스캔도구의 생산성 향상

GlobalScan NX를 사용하면 종이 문서를 전자 작업 흐름에 통합하는 것이 빠 르고 쉽게 자동으로 수행되므로 기업의 생산성에 중요한 영향을 준다. ●  지능형 OCR 소프트웨어를 사용하여 복합기의 플랫 베드 또는 자동문서공급기에서 빠른 스캔으로 하드 카피 원본을 캡처 한 다음 스캔 한 파일을 네트워크 폴더, 전자 메일 및 팩스 응용프로그램, FTP 사이트 및 WebDAV 플랫폼에 직접 배포한다. ●  거의 모든 비즈니스 환경에서 워크플로를 적용할 수 있다. 중소기업 또는대기업에서 송장, 구매 주문, 청구서 및 기타 중요한 문서를 추적하고 보관 할 수 있다. ●  중요한 비즈니스 문서의 배포를 자동화하고 동일 네트워크 상의 원격 사무실 간의 통신을 간소화하며, 수동 오류의 위험을 줄이기 위해 특수 스캔 워 크플로를 만들 수 있다. ●  들어오는 팩스를 네트워크 폴더로 직접 보내 팩스 서버 없이 팩스 전송기능이 내장된 디지털 배포를 할 수 있다. ●  메일, 우편, 택배 등을 통해 출력물을 배포하거나, 수동으로 처리하는 물리적 문서를 저장할 필요성을 크게 줄여 비용을 절감한다.

편리하고 사용자정의수정가능한인터페이스

GlobalScan NX의 핵심은 사용자의 특정 요구에 맞게 사용자 정의 할 수 있 는 깔끔하고 다채로운 그래픽 사용자 인터페이스(GUI)다. ●  외부 CSV 파일에서 메타 데이터를 추출하고 동적 검색을 포함하여 편리한 검색을 위한 색인데이터를 내장하고 미리 설정된 형식과 함께 특정 대상으 로 스캔 한 파일을 보낸다. ●  포인트 앤 클릭(마우스 클릭) 구성 도구로 사용하여 인터페이스를 사용자정의 가능하다. 아이콘을 드래그 앤 드롭하여 메타 데이터 캡처를 위한 미 리 정의된 필드를 만들고 스캔한 파일을 배포하기 위한 고유한 규칙을 설 정한다. ●  사용자에게 친숙한 디자인의 이점이 있다. 유용한 텍스트와 이미지가 있 는 큰 버튼을 포함하는 기능과 버튼 한번으로 불러올 수 있는 사전 설정 기 능이 있다.

차세대기능

모든 유형의 조직에서 생산성을 최적화하도록 설계된 GlobalScan NX server는 고급 기술이 탑재 되어 있다. ●  스캔 이미지 미리보기로 스캔 페이지를 축소판 형식으로 볼 수 있다. 이를 통해 사용자는 이미지 무결성을 확인하고 오류를 검사하여 재검색의 필요 성을 줄일 수 있다. ●  터치스크린 디스플레이에서 직접 사용 할 수 있는 직관적인 템플릿 인터페이스로 특수한 요구에 맞게 템플릿을 사용자 정의하거나 재구성 할 수 있다.

고급 워크플로 지원

GlobalScan NX server는 다양한 워크플로 요구 사항을 수용할 수 있도록 설계된 다양한 플러그인을 기본 및 옵션을 제공한다. ●  기본으로 제공되는 image Enhancement 플러그인을 사용하여 스캔한 문서의 불완전성을 수정할 수 있다. 자동으로 구멍 펀치 마크를 제거하고, 스 캔 한 파일의 기울어짐 보정 및 얼룩 제거를 하여 스캔 문서의 품질을 향 상 시킨다. ●  옵션인 SharePoint 플러그인을 사용하여 Microsoft Office SharePointServer 2007/2010 또는 Microsoft Windows SharePoint Services 3.0 에 배포 할 폴더 및 관련 정보를 생성한다. ●  옵션인 바코드 플러그인을 사용하여 바코드를 사용한 문서를 식별하고 배포한다. 이 필터 는 스캔 한 파일의 바코드를 읽음으로써 네트워크 폴더를 매우 효율적으로 관리 할 수 있다.

탁월한보안성

다양한 보안 기능으로 스캔 파일이 전송 도중에 무단으로 보거나 받지 못하 도록 보호한다. ●  스캔 한 문서를 PDF/A 파일 형식으로 변환하고 시각적 재현 및 문서의 태그 구조에 대한 준수를 지원한다. ●  Kerberos 프로토콜을 지원하는 Kerberos 플러그인 옵션을 사용하여 전송 보안을 극대화 한다. ●  복합기(MFP)에서 스캔 한 문서를 보호하려면 128비트 암호화를 활성화가 필요하다. ●  스캔 한 모든 문서의 보안을 강화한다. 복합기(MFP)의 하드 디스크 드라이브를 이미지 저장용으로 사용하지 않으므로 작업이 완료된 후에도 정보 가 노출되지 않는다.

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<월간 PT 2018년 2월 호>