4차 산업혁명 시대를 맞아 앞으로 더 복잡하고 빠르게 발전해가는 시대에 맞춰 회사들은 혁신과 발전을 위해 몸부림치고 있다. 하지만 조직의 근본적인 모습을 바꿔나가는 데는 시간이 필요하며, 이를 주도적으로 이끌고 나갈 리더의 역할이 가장 중요하다고 할 수 있겠다. 그 리더는 대부분 팀제 조직의 팀장이다.
3~5년 전만 하더라도 준비되지 않은 팀장들이 갑작스레 보직을 맡다 보니, 어떻게 해야 할지, 무엇을 해야 할지 잘 모르는 경우가 많았다.
반면, 최근에는 팀장이 되기 전 적절한 교육과 체계적인 육성을 통해 준비된 팀장이 그 역할을 하는 경우가 많아져 그나마 다행이다. 그럼에도 불구하고, 그 역할을 맡기 전에 배운 지식과 실제 그 역할을 맡은 후 본인의 마음가짐과 태도는 천지 차이인 것은 그 입장에 서본 사람은 잘 알 것이다. 이번 원고에서는 팀장의 역할을 맡아 오늘도 고군분투하는 많은 팀장들에게 조금이나마 도움이 될 것을 기대하며 하버드 경영대에서 제시하고 있는 팀장의 8가지 핵심 실천과제를 2회에 걸쳐 연재하고자 한다.

제공 ｜월간 리더피아 글 ｜ 박찬균 바이탈 경영교육원 원장

팀장 역할에 대한 명확한 이해가 가장 기본이다
팀장이 되면 실무자 때와는 다른 큰 변화가 있다. 실무자는 담당 업무를 완수할 책임이 있지만 팀장은 사람들을 리드하고 업무 진행 프로세스에 관점을 맞춰야 하는 책임이 있다. 즉, 팀장은 다른 사람을 통해 일을 할 수 있어야 한다. 목표 달성을 위해 자신의 역량에만의존하는 것이 아니라, 다른 사람들의 역량을 잘 활용하여 팀 목표를 달성할 수 있어야 한다. 또한 조직 내외의 다양한 역할을 할 수 있어야 한다. 내 팀을 대변하는 대변인으로서의 역할, 팀원들이 회사 내·외부 사람들과 긍정적인 관계를 유지할 수 있는 연결고리의 역할, 본인 팀의 업무 프로세스나 수익을 개선시킬 수 있는 프로젝트를 주도할 수있는 기업가로서의 역할, 그리고 많은 의사결정 상황에서 명확하고 책임감 있는 의사결정자의 역할등 다양한 역할을 제대로 해야 한다.
팀장은 팀원들과의 관계에 있어서도 지원적이고 그들이 성장할 수있도록 이끌어주어야하며, 동료 팀장들과의 원활한 협력관계를 통해 조직의 성과를 극대화할 수 있도록 노력해야 한다. 그리고 가장 중요한 것 중 하나가 상사와의 관계이다. 팀의 단기적인 목표와 함께 전사 목표를 달성해나가기 위해 상사와의 좋은 협력관계를 잘 만들어가야 한다. 상사와의 관계가 실무자 때보다 훨씬 전략적이고도 진중하게 신경을 써야 하는 영역 중 하나임을 잊지 말아야 한다.

팀원들과 강한 신뢰 관계를 구축하라
팀장의 가장 큰 책임은 팀원을 통해서 회사의 전략을 실행하는 것이다. 극단적으로 이야기한다면 자기 자신이 아니라 팀원들이 역량을 최대한 발휘하도록 이끌어 팀 목표를 달성하게 해야 하는 것이다. 사실 팀장이 된 많은 리더를 만나면 이 부분이 가장 어렵다고 한다. 왜일까? 이전까지만 하더라도 내 업무만 열심히 해서 성과를 내면 되었 으니까? 하지만 남을 움직인다는 것이 그리 쉬운 일인가? 그러다 보니 이러한 애로사항을 성토하는 모습을 심심찮게 접하게 된다. 그렇다면 부하 직원들이 소신껏 일할 수 있도록 하기위해서는 어떻게 해야 할 것인가? 가장 중요한 것이 팀장과의 신뢰 관계이다. 따라서 팀장은 팀원들과 신뢰를 구축하고, 긍정적인 유대 관계를 형성할 것인지에 대해 고민하고 노력해야할 것이다. 이를 돕기 위한 몇 가지 노하우를 제시하면 다음과 같다.
● 일관성을 유지하라: 모순되는 신호를 보내거나, 같은 질문에 다른 답변을 하는 것을 피해야 한다. 이러한 행동은 팀장에 대한 신뢰에 회의감을 느끼게 만들기 때문이다
● 정직함을 보여라: 팀원의 질문에 정직하게 답변한다. 자신이 아는것 이상을 아는 척하지 않는다. 질문에 대한 답을 모르면, 모른다고 솔직하게 말한다. 그리고 거기에 대해 알아보겠다고 약속하고 그약속을 지킨다.
● 신뢰할 만한 행적을 쌓는다: 자신이 한 말과 약속을 지키도록 한다. 좋은 아이디어를 제공한 팀원에게 공을 돌린다.
● 팀원의 이익을 우선시한다: 팀장이 자신보다 팀원의 이익을 먼저 생각한다고 믿을 때팀원들은 팀장을 더욱 신뢰하게 된다.
주요한 몇 가지만 나열했지만, 이외에도 어떻게 하면 팀원들과의 긍정적이고 생산적인 신뢰 관계를 만들어 갈 것인지에 대해서 스스로 고민하고, 언행에 있어 신중을 기해야 할 것이다.

팀원들의 성과창출을 적극적으로 지원하라
성과창출 지원은 팀장의 일상적인 활동이라고 할 수 있다. 이를 위해 팀장으로서 반드시행해야 하는 몇 가지 역할들이 있음을 기억하기 바란다.

첫째, 목표설정을 제대로 하라.
팀원들의 현재 목표를 명확히 하라. 팀원과의 개별적 만남을 통해 전임 팀장과 설정한 개인별 목표를 설명해 달라고 요청하고, 팀원들에게 자신의 목표가 어떻게 팀 목표 및 자기계발 목표와 연결되는지 물어본다. 경우에 따라 목표 수정의 필요성을 결정하고, 각 목표의 중요성을 설명하며, 목표 달성을 하는데 필요한 자원이 무엇인지 물어보고 적극적으로지원할 수 있도록 알아본다.
둘째, 적극적인 위임을 실시하라.
팀원들에게 적극적으로 위임함으로써, 팀장은 전략적인 생각을 하며, 인간관계를 구축하고 팀원 성과창출을 지원하는 등 팀장으로서 해야만 하는 일에 집중할 수 있다.
그러기 위해서는 무엇을 위임할 것인가를 명확히 결정한 후 팀원들에게 달성되기를 원하는 구체적인 결과와 기대수준을 분명하게 제시해야 한다. 그리고 그 업무를 제대로 수행할 수 있는 적임자를 찾아야 한다. 이를 위해 그 업무를 위한 적임자가 새로운 업무를 수행할 시간적 여유가 있는지, 그 업무를 수행할수 있는 역량이 있는지, 그 업무에 대한 흥미가 있는지 등을 고려하여 가장 적절한 팀원을 찾아 위임하여야 한다.
셋째, 업무 수행과정에서의 피드백과 코칭을 실시하라.
업무 수행과정에서 피드백은 팀원의 성과창출 지원에서의 핵심이다. 이를 잘 하기 위해서는 몇 가지의 팁이 있다. 현재 진행 중인 프로젝 트와 업무에 대한 가이드를 제공하기 위해 매주 또는 매월 팀원들과 개별적으로 현황파악을 위한 미팅을 하면서 실시간 피드백을실시하는 것이 효과적이다. 잘 수행한 것에 대해서는 진심을 담아 구체적으로 피드백을 실시하고, 비판적인 피드백은 행동에 문제가 있음이 파악되었을 경우, 가능한 한 빨리 피드백을 해야 한다. 특히 비판적인 피드백의 경우는 개별적으로 만나서 피드백을 하는 것이 효과적이다.
조심해야 하는 것은 팀원의 인격이나 동기가 아닌 행동에 대해서만 피드백을 해야 한다는것을 기억해야 한다. 팀원들이 성공적으로 업무수행을 할 수 있도록 하기 위해서는 적절한 코칭이 함께 이루어져야 하는데, 이를 제대로 하기 위해서는 팀원 들의 행동을 면밀히관찰해야 한다. 어떤 것이 필요한지를 제대로 관찰할 때 팀원에게 적시에 필요한 코칭이가능한 것이다. 제대로 코칭을 하기 위해서는 준비를 철저히 해야 한다. 팀원이 필요한 변화에 대해 어떻게 이야기를 해나갈지를 사전에 구체적인 대화 계획을 세워 준비해야 한다. 그리고 팀원과 만나서 팀원의 행동이나 성과에 왜 변화가 필요한지 그 목적과 중요성에 대해 설명하고 팀원이 이 코칭을 하는 이유를 이해했는 가도 질문을 통해 확인할 필요가 있다. 팀원으로 하여금 대책을 생각해 내도록 격려함과 아울러 팀장도 아이디어를 내면서 현재 상황을 타개할 방법을 함께 찾아간다. 그리고 향후 실행계획 실천에 대해 함께진척도를 점검하면서 정기적인 면담을 통해 지속적으로 성과 향상을 위한 코칭을 진행해나간다. 지속적인 성과 부진자에 대한 코칭 시 팀장은 보다 지시적일 필요가 있다는 것도 기억할 필요가 있다.

넷째, 객관적이고 명확한 성과평가를 실시하라.
이를 위해서는 성과평가 면담을 하기 위해 철저한 준비가 필요하다. 회사의 성과평가 지침과 양식, 팀원의 직무 기술서와 팀원의 금년 목표와 성과 자료, 평소 팀원의 업무 수행관찰 결과에 대해 팀장이 기록해 둔 메모 등 자료를 준비하고 충분히 검토하여 면담에 임해야 할것이다. 성과 면담 시 성과평가면담의 목적이 좋은 성과를 격려하고, 부진한 성과는 개선을 하는 데 있음을 반드시 기억해야 한다. 따라서 팀원의 목표 대비 구체적인 실적을 가지고 대화를 해야 하며, 향후 그 역할과 업무 성과를 잘 내기 위해 팀장으로서 어떻게 팀원을 육성하고 지원할 것인지에 대한 계획도 함께 제시될 필요가 있다.

회의 및 시간에 대해 효율적으로 관리하라
팀장은 실무자일 때보다 정말 다양한 행정업무(근태관리, 지출 결의서 승인, 구매 주문서승인, 활동보고서, 일일/주간 업무보고, 성과관리 메모, 예산 지출서, 팀원 충원, 문서관리, 자료 보완, 팀원 관리 등)에 대한 책임도 따르기 때문에, 이를 효과적으로 수행하기 위해서는 시간 관리 능력 배양이 우선시 되어야 한다. 간혹 팀장들은 행정업무가 본인의 실제 업무를 하지 못하게 하는 방해물로 보기도 하는데, 이러한 책임을 다함으로써 팀장은팀원, 고객, 공급자, 주주 등 다양한 이해관계자에게 공정하게 대우할 수 있도록 돕게 된다는 것을 반드시 기억하기 바란다. 가장 기본적인 행정업무를 제대로 수행하지 않는다면나중에 문제가 될 수도 있기 때문이다.
회의를 하는 목적은 정보 공유, 의사결정, 특정한 문제의 해결, 그리고 조직문화 및 프로세스 혁신 촉진 등으로 다양하다. 이러한 다양한 목적을 달성하기 위해서는 반드시 얼굴과 얼굴을 보면서 할 필요는 없기 때문에 적절한 목적에 맞도록 다양한 방법을 활용할 것을 조언한다. 이메일이나 SNS를 통한 가능한 방안 등을 충분히 활용하기 바란다.
하지만 일련의 회의를 진행한다면 다음과 같은 가장 기본적인 원칙 들을 기억하기 바란다. 회의의 목표를 명확하게 하고, 그에 맞는 안건(Agenda)을 만든다. 그리고 그 안건에 대해서도 주요 이해관계자들의 의견을 미리 타진하여 준비할 필요가 있다. 그 안건에 관련된 참석할 사람을 정해서 시간과 장소 등 세부 사항을 결정하고 사전에 자료를 배포하여 참석하는 사람들로 하여금 회의를 준비할 수 있도록 하는 것이 중요하다. 회의는 정시에 시작하며, 시작 시 회의의 목적을 분명히 공유하는 것이 중요하다. 그리고 대화의 초점이 흐려지지 않도록 하여 모든 사람이 참여할 수 있도록 진행하는 것이 중요하다. 그리고결정된 사항을 정리하여 함께 공유하고, 가급적 정해진 종료 시간에 맞게 마친다. 이후 필요하다면 별도의 추가 회의 일정을 잡아 추가 회의를 진행하는 것이 바람직하다.
팀장으로서 회의를 포함한 다양한 활동과 업무수행을 위해 가급적 최선의 시간 관리를 해야 하기 때문에 주어진 시간을 목적에 맞도록 활용하는 훈련이 필요하다. 예를 들어 사업성장과 개선, 인간관계 관리, 행정업무 처리, 일상적 관리, 자기계발 등 다양한 영역을 카테고리 별로 목표를 수립하고 이에 대한 나름대로의 우선순위를 정하여 일일, 주간, 월간계획을 세워 그에 맞도록 시간 관리를 하도록 노력할 것을 제시한다. 가장 적절한 시간운영의 모습은 주간계획을 세워 실행할 것을 적극 추천한다. E-mail 응답이나 문서작업, 전화 걸기 같은 업무들은 업무 효율을 위해 모아서 한꺼번에 진행하는 것도 좋은 방법이라는 것을 기억하기 바란다. 이러한 작은 일들이 나의 주요업무의 맥락을 끊어 버리는 경우가 많기 때문이다.
그리고 월별 또는 주별로 나의 시간 계획과 실천에 대한 자체적인 리뷰(평가)를 통해 개선해야 할 부분이 있는지 하나씩 점검해 나간다면 지금보다 나은 시간 관리의 달인이 될 수있을 것이다.
이번 호에서는 '하버드 경영대에서 제시하는 팀장의 8가지 실천 과제' 중, 우선 4가지 실천과제에 대해서만 설명했다. 팀장으로서 내가 부족하다고 생각되는 영역에 대해 하나씩챙겨나간다면 나도 모르는 사이에 탁월한 팀장으로서 조직의 중추적인 역할을 하고 있을것이 라는 것을 다시 한 번 확신한다. 다음 호에서는 나머지 4가지 실천 과제에 대해서 이어 제시하도록 하겠다.”

<월간PT 201년 3월호>